Parte 1^ – “I contratti multiservizi ad esecuzione continuata”
1. Premessa – I servizi pubblici
I servizi ed in particolar modo i servizi pubblici si caratterizzano per il fatto di non essere esattamente quali/quantificabili sotto un profilo oggettivo, così come può accadere invece per le forniture di beni, cose o materiali i cui connotati sono esattamente inquadrati o inquadrabili in un contesto oggettivo e di mercato.
Ciò nel senso che se devo acquistare un bene, ad es. un computer, posso sapere in anticipo quali caratteristiche deve avere e di quali componenti è costituito per essere adatto all’uso di destinazione; ne discende di conseguenza che è possibile prevedere in anticipo la spesa desumibile in base a prezzi di mercato e costi di fornitura per quel determinato tipo di bene, in maniera tale da poter efficacemente programmare le risorse finanziarie da stanziare e quindi prevedere la spesa.
Non altrettanto accade per i servizi, soprattutto quando sono destinati a soddisfare un molteplicità di fabbisogni disomogenei, articolati sul territorio ed inseriti in un contesto organizzativo complesso.
Rispetto alla produzione e fornitura di beni fisici, le specificità del sistema servizio, volendo tentare una catalogazione sintetica, si possono riassumere come segue:
· Il servizio è un prodotto intangibile, il cui out-put è a “rischio di volatilità”, dipendente da vari fattori;
· Il servizio non può essere “immagazzinato”, fatta eccezione soltanto – in taluni casi – per una parte del suo out-put finale che ne costituisce la traccia storica; ad es. un archivio di dati consultabili che documenta la erogazione del servizio nel corso della sua esecuzione;
· la produzione ed il consumo di regola avvengono nello stesso luogo e spesso anche nello stesso tempo;
· la domanda non si genera ad un tasso stabile continuo;
· la produzione è nella maggior parte dei casi soggetta ad un alto “tasso di personalità”;
· è un prodotto che si realizza e viene erogato in coproduzione con il cliente/utente, il quale a sua volta deve rispettare le regole dei suoi processi di lavoro.
Di conseguenza, per poter efficacemente programmare la fornitura di un servizio occorre progettare accuratamente e monitorare continuamente il rapporto tra attese e servizio erogato o da erogare, curare al meglio la collaborazione fra utente e fornitore; infatti il momento della interazione rappresenta un elemento cruciale nel processo di erogazione, in cui un ruolo chiave è svolto dal personale di contatto.
Complessità ancora maggiori si osservano nel momento in cui la procedura di affidamento è rivolta a soddisfare il fabbisogno per la erogazione di una molteplicità di servizi tecnico-specialistici, destinati a dare supporto allo svolgimento di una funzione istituzionale della stazione appaltante pubblica; in tali casi la pubblica amministrazione deve il più delle volte rivolgersi all’esterno, cioè al mercato, per poter soddisfare esigenze di forniture alle quali non è in grado di dare supporto autonomamente, per mancanza di risorse tecniche adeguate e risorse umane in possesso delle skills necessarie.
2. La programmazione delle forniture di servizi in un sistema complesso (multitasking) con erogazione a ciclo continuo.
Oltre a quanto osservato nelle premesse, molte e diverse sono poi le problematicità che si devono affrontare nel momento in cui la S.A. si accinge a predisporre gli atti di gara per il rinnovo dell’affidamento di forniture di servizi che devono essere erogati a ciclo continuo, senza interruzioni, perché fondamentali per il funzionamento dell’apparato istituzionale dell’ente appaltante.
Basti pensare alla predisposizione di un nuovo capitolato tecnico articolato su più livelli, per forniture multiservizi, che dovrà tenere necessariamente conto di più fattori e variabili:
· Evoluzioni normative che intervengono in corso d’opera;
· Evoluzioni tecnologiche che rendono obsolete le modalità di erogazione dei servizi in corso di esecuzione;
· Crescita o diminuzione, ovvero diversa qualificazione non programmata del fabbisogno reale per esigenze di servizio interne;
· Definizione di regole tecniche specialistiche che caratterizzano il processo di lavorazione di servizi diversi, ma tra loro serventi;
· Definizione della interazione dei diversi processi di lavoro, che possono variare a seconda del luogo in cui il servizio viene erogato.
Se è vero che molto più semplice è programmare le forniture di beni in funzione di acquisti “una tantum”, che rispondono ad una esigenza cristallizzata nel tempo, cioè alla soddisfazione di un fabbisogno monitorato in un dato momento storico, dall’altra parte invece, quando si tratta di multiservizi a ciclo continuo, tracciare una nuova rotta ovvero modificare il percorso quando il “treno è in corsa” non è operazione semplice; soprattutto nei casi in cui la S.A. non dispone di sistemi di monitoraggio efficienti ed efficaci sugli esiti di precedenti contratti, ovvero sull’andamento dei servizi basati su contratti ancora in esecuzione, che siano affidabili in funzione della previsione di andamento dei servizi futuri.
Fatte tali premesse, si tratta ora di analizzare un caso concreto di servizi erogati a favore dell’amministrazione giudiziaria.
3. La documentazione degli atti processuali penali ed i servizi informatici accessori nell’amministrazione giudiziaria.
Nell’amministrazione giudiziaria per dare supporto tecnico allo svolgimento delle udienze penali deve essere assicurata, nei casi previsti dalle legge oltrechè a richiesta del giudice, l’assistenza tecnica e specialistica di figure professionali in grado di fornire ausilio nell’utilizzo di apparati di registrazione (fono/audio e video), la manutenzione ordinaria e straordinaria dei medesimi apparati, oltre ai servizi di stenotipia e trascrizione, ovvero di trascrizione di testi tramite la riproduzione di files multimediali registrati utilizzando la strumentazione tecnica di supporto installata nelle aule di udienza penale. Oltre a ciò, è disponibile anche un sistema di Portale (su Web) che consente di gestire nella loro totalità i dati registrati ed i files prodotti nell’erogazione degli altri servizi.
La descrizione dei diversi pacchetti di servizi, sotto il profilo normativo e sotto il profilo gestionale, può essere sintetizzata come segue.
3.1. Riferimenti normativi e modalità di esecuzione dei servizi.
La verbalizzazione degli atti processuali è regolata dagli articoli 134, 135, 136, 137, 138, 139, 140, 141, 141 bis e 142 del codice di procedura penale e dall’articolo 51 delle disposizioni di attuazione del codice di procedura penale, così come modificato dall’art. 9 della legge 168 del 17.08.05 (Nota 1).
Ai sensi di tali articoli, la verbalizzazione degli atti processuali penali viene eseguita, oltre che manualmente, anche mediante la stenotipia e/o la riproduzione fonografica (registrazione audio), con apparati di fonoregistrazione e videoregistrazione e con la successiva trascrizione degli atti.
a) Stenotipia, fonoregistrazione e trascrizione.
Per la redazione del verbale “con l’utilizzo di strumenti meccanici”, il codice di procedura penale prevede la possibilità di utilizzare due strumenti: la stenotipia e la fonoregistrazione con successiva trascrizione.
a.1) La stenotipia elettronica consiste nella riproduzione integrale degli atti processuali mediante sistemi di stenotipia computerizzata, con la stampa di una prima bozza del verbale già al termine dell’udienza; successivamente, a seguito del riascolto della registrazione (che viene nel contempo effettuata su richiesta del Giudice), la bozza può all’occorrenza essere corretta e perfezionata e viene quindi redatto il verbale definitivo, nei termini previsti dall’art. 138 c.p.p.; gli apparati di stenotipia vengono forniti dalla ditta esterna incaricata di erogare il servizio, in quanto non sono disponibili attrezzature di proprietà dell’Amministrazione.
a.2) la registrazione fonografica del verbale e/o audiovisiva degli atti del processo in corso udienza, avviene mediante l’utilizzo di apparati fono/audio/video digitali di proprietà dell’Amministrazione, installati nelle aule di udienza penale e ad essa segue la successiva trascrizione delle registrazioni;
a.3) La trascrizione del contenuto dei verbali, viene effettuata successivamente alla svolgimento dell’udienza, riascoltando le registrazioni effettuate e riportando su un prodotto di scrittura elettronica il testo integrale di quanto registrato con gli apparati di fonoregistrazione.
La riproduzione fonografica del verbale e la redazione dello stesso con la stenotipia vengono effettuate in aula durante l’udienza penale.
Tale servizio richiede, quindi, la presenza in aula dello stenotipista per tutta la durata del processo, mentre l’attività di riascolto della fonoregistrazione e verifica di quanto riportato nella bozza del verbale viene effettuato in tempi successivi, fuori dall’aula, presso la sede del fornitore in locali appositamente predisposti. In alcuni casi gli Uffici Giudiziari sono in grado di mettere a disposizione stanze d’appoggio per il fornitore che provvede alla trascrizione.
Più in dettaglio, la trascrizione in formato testuale avviene tramite il riascolto della registrazione effettuata su appositi supporti magneto-ottici (CD o DVD), masterizzati con utilizzo degli apparati per la fonoregistrazione, mentre il verbale trascritto, sia in formato elettronico, che cartaceo, viene consegnato all’Ufficio nei medesimi termini e con le medesime modalità previste per la consegna del verbale stenotipico trascritto in forma integrale.
Per tale servizio non è richiesta la presenza in aula del trascrittore, in quanto l’ascolto e la trascrizione delle registrazioni vengono effettuate in tempi successivi allo svolgimento dell’udienza e presso la sede del fornitore.
Più di recente è stata introdotta nelle aule di udienza penale – in alcune sedi giudiziarie a titolo sperimentale – una nuova tecnologia (A.S.R.), che permette di effettuare la fonoregistrazione con trascrizione immediata mediante traduzione dal parlato al testo scritto, utilizzando apposito software per il riconoscimento vocale; in tali casi la trascrizione può essere perfezionata successivamente dal fornitore mediante riascolto della registrazione integrando le parti del testo che possono risultare mancanti. Per dare adeguato supporto a tale nuova modalità di trascrizione è necessario però disporre, oltre ad una buona acustica d’aula, di strumenti di audio-amplificazione adatti allo scopo e connessi in rete in maniera tale da consentire il riversamento dei files multimediali (mp3) in apposito “storage”.(Nota 2)
In alcuni casi, infine, il Giudice può richiedere solo la trascrizione dei verbali fatti registrare dal personale dell’Ufficio; ciò accade prevalentemente nei casi in cui la fonoregistrazione avviene utilizzando registratori portatili digitali, in luoghi che non sono attrezzati con gli impianti fissi di fonoregistrazione (ad es. le carceri).
La scelta del tipo di servizio e la eventuale successiva trascrizione da utilizzare per la documentazione degli atti sono di esclusiva pertinenza del magistrato che presiede l’udienza.
b) Servizio di assistenza per l’utilizzo degli impianti di fonia.
Il servizio di assistenza all’udienza per l’utilizzo degli apparati di fonoregistrazione e degli impianti microfonici e, dove presenti, di videoregistrazione consiste nell’utilizzo, sotto la direzione dell’ausiliario del Giudice, degli impianti microfonici e degli apparati di registrazione, per supportare il magistrato nelle necessità operative e per garantire il miglior utilizzo degli apparati e degli impianti presenti.
Tra i vari compiti dell’assistente alla fonia, vi sono, a puro titolo esemplificativo, quelli di effettuare l’avvio e l’arresto della registrazione, la masterizzazione delle registrazioni su supporto magneto-ottico, la sistemazione ottimale dei microfoni, la ricerca di parti già registrate che il magistrato richiede di riascoltare durante il procedimento, la marcatura di alcuni punti del processo per una più facile successiva ricerca degli stessi, ecc.
Al termine dell’udienza, i files audio creati vengono archiviati su CD o DVD non riscrivibili (ma possono essere utilizzati anche altri tipi di supporti in grado di riprodurre files multimediali). Una copia della registrazione di regola viene conservata in cancelleria e un’altra viene resa disponibile per gli operatori del medesimo fornitore, incaricati di eseguire il servizio di trascrizione degli atti processuali, come già visto al punto a) precedente.
Il servizio di assistenza per l’utilizzo degli impianti di fonia deve essere garantito per tutte le udienze per cui viene richiesto, anche a prescindere dalla richiesta o meno di trascrizione.
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(Nota 1) Nel sito internet del Consiglio dell’Ordine Avvocati di Roma è contenuta una interessante presentazione (a cura di dr.ssa Roberta Benedetti) che tratteggia nei suoi elementi essenziali, almeno sotto il profilo giuridico, il “pacchetto di servizi” denominati nel loro complesso di “documentazione degli atti processuali penali”, che attualmente sono affidati completamente in out-sourcing, fatta eccezione soltanto per i casi in cui ancora si provvede alla redazione manuale del verbale, nei casi previsti, ad opera del cancelliere che assiste il giudice in udienza.
(Nota 2) Il sistema A.S.R. (sviluppato per piattaforme Android e Windows), che consente di riconoscere la voce dell’oratore, convertendola in un file Office “è stato adottato nella pubblica amministrazione centrale, tra gli altri da Camera dei Deputati, Presidenza del Consiglio e Corte dei Conti, che hanno disponibili le trascrizioni dirette delle sedute. A livello locale, questa tecnologia la troviamo invece nei consigli regionali di Lombardia, Veneto, Liguria e Campania.” – Fonte “Il CORRIERE ECONOMIA” del 29 novembre 2010.
