È capitato anche a Voi di uscire da un incontro confusi, delusi, con la sensazione di aver perso tempo pur se l’argomento era di vostro interesse? C’è un tema di contenuti, ovvio, ma spesso la differenza la fa la qualità della comunicazione.
L’impatto che ne deriva va dall’incomprensione, al giudizio negativo, sino al conflitto. Ma soprattutto impegna energia e tempo per capirsi, per ricucire, per riorientare e finalizzare un progetto.
Se questo accade è perché, nonostante i numerosi trattati in materia, non sempre comunichiamo con la necessaria efficacia: e ciò non (solo) nel public speaking ma anche nelle quotidiane interazioni con gli altri, che spesso in ambito professionale ci qualificano in modo determinante.
(Ri)vediamo brevemente, allora, 10 regole che fanno sempre la differenza quando comunichiamo con gli altri. Sempre: che si tratti di un meeting, di un colloquio col capo, di una presentazione al cliente o di un incontro tra colleghi.
1. Calibrare la comunicazione rispetto all’interlocutore cui ci rivolgiamo, così da esser certi di raggiungerlo, di creare una connessione emotiva con lui che porti alla comprensione effettiva dei nostri contenuti.
Rivolgerci ad un cliente, al nostro amministratore delegato, ad un giovane collega, ecc. richiede di modulare ben diversamente la nostra comunicazione, senza replicare noi stessi in modo standard e monografico ma “facendoci concavi o convessi” in base alle caratteristiche dell’altro.
2. Parlare in modo semplice, chiaro e diretto, arrivando dritti al punto. Più il contenuto da esplicitare è complesso o delicato, più renderemo così fluido il nostro pensiero attraendo l’interlocutore sul nocciolo duro che ci interessa.
Quando Apple progettò il suo primo iphone era arrivata a un prodotto più complesso: la vera sfida fu quella di sottrarre, levare, semplificare, finché con un touch si ottennero funzionalità di immediata percezione per l’uomo. Un lavoro difficile, quello di semplificare, ma necessario.
3. Essere sintetici.
Richiede allenamento, ma è fondamentale: il nostro interlocutore ci da una finestra di ascolto limitata, in quanto la curva dell’attenzione scende rapidamente. Se poi parliamo con un manager o una persona qualificata, spesso avrà poco tempo da dedicarci con attenzione. Questo richiede di selezionare i concetti che vogliamo trasmettere e di esprimerli senza giri di parole, in modo che ognuno di essi pesi e colpisca il nostro interlocutore senza rimanere sfumato nella verbosità.
4. Elaborare il nostro discorso in modo strutturato e conseguenziale, plasmandolo con una forma a “waterfall” in cui i concetti vengono rappresentati secondo una sequenza lineare di passaggi logici.
Serve un’introduzione, un corpo centrale dove esporre il contenuto e una conclusione: in ognuna di queste fasi i concetti dovranno rappresentare una derivata di quanto detto un attimo prima.
Questi passaggi logici a cascata permettono a chi ci ascolta di seguire bene il filo del nostro ragionamento (e anche se si distrae un attimo si ritrova subito), e a noi di dar valore al contenuto che vogliamo trasmettere, argomentandolo in modo lineare e quindi più credibile, convincente. Siccome ci saremo arrivati per gradi, senza strappi, il contenuto principale sarà integrato nel discorso con naturalezza, senza sorprese, e ben motivato.
5. Lasciare il segno.
Ogni comunicazione deve lasciare un “take away” all’interlocutore, un qualcosa che lui si porti a casa come risultato della conversazione.
Perché ciò avvenga dobbiamo prima domandarci cosa vogliamo che accada dopo la comunicazione, e quindi costruire a ritroso il messaggio più adatto. Un po’ di strategia -specie se il momento è importante- serve affinché non si vada allo sbaraglio con un “poi vedremo”, ma si affronti la comunicazione come parte di un processo in cui quello che succede dopo sia coerente con quanto volevamo. Non sempre si riesce, ma è la parte più importante del nostro discorso affinché non resti fine a se stesso.
6. Prestare attenzione alla comunicazione paraverbale, al modo in cui diciamo le cose.
Moduliamo i toni e variamo il volume della nostra voce in relazione ai contenuti che esprimiamo, per dar risalto a ciò a cui teniamo di più. La comunicazione strillata “urta”, quella monocorde annoia, mentre un gentile crescendo del mix volume-tono che ci porti a consegnare il contenuto principale catturerà ancor di più l’attenzione del nostro interlocutore.
7. Gestire il tempo.
La comunicazione deve aver ritmo senza esser troppo veloce. Usiamo le pause per separare i concetti, per essere schematici, per mantenere alta l’attenzione di chi ci ascolta e per introdurre un contenuto a cui teniamo particolarmente.
Il tempo è una risorsa “finita” da sfruttare al meglio e da rispettare nel suo impiego con molta attenzione: se ci soffermeremo troppo sulle premesse -come può accadere se siamo emozionati- concentreremo troppo la parte più importante oppure sforeremo la durata prevista, perdendo in ambedue i casi di efficacia.
8. Arricchire ed argomentare i contenuti con esempi o dati.
Servono a fissare i concetti più di qualsiasi altra cosa, a motivare le nostre argomentazioni e ad agganciarle definitivamente alla realtà in modo oggettivo. Attenzione solo alla fonte, deve essere certa e incontrovertibile nell’era digitale…
9. Comunicare ascoltando.
L’osservazione attiva dell’interlocutore, mentre parliamo, ci dà modo di guadagnarci il suo coinvolgimento e soprattutto di capire in che misura questo sta accadendo. Dalle sue domande, le sue posture, i suoi sguardi capiamo moltissimo della dinamica del nostro colloquio. Avremo così modo di rimodulare in corsa il nostro approccio, di sottolineare qualcosa che forse non lo ha colpito come volevamo, di spostare il ragionamento su terreni più fertili per esser meglio compresi.
10. Il linguaggio del corpo.
Postura, gesti, movimenti, espressioni e mimica accompagnano la comunicazione caratterizzandola definitivamente in termini di rinforzo, entusiasmo, distacco o altro. L’armonia tra linguaggio verbale e non diventa parte della credibilità che infonderemo all’interlocutore, e darà più valore ai contenuti che si vanno esprimendo. Non si tratta di recitare, ma di accompagnare con autenticità la comunicazione che vogliamo consegnare integrando figurativamente i concetti con il trasporto di un sorriso, uno sguardo, un gesto. Insomma avvalendoci di noi stessi, per come siamo fatti.
Comunicare bene diventa di per sé un successo, nella misura in cui riusciamo a consegnare ai nostri interlocutori ciò che volevamo. Ma non solo.
Il modo in cui comunichiamo con gli altri (uno o più che siano) caratterizza sia la qualità dei contenuti che rappresentiamo, sia la nostra qualità personale e professionale. Essere efficaci nella comunicazione è di conseguenza importante non solo in termini sociali o di “produttività” sul lavoro, ma anche perché rappresenta uno specchio con cui veniamo letti e valutati dagli altri.
15 novembre 2018
Filippo Antilici de Martini di Valle Aperta
