Per capire e procedere alla gestione di un PMO bisogna iniziare da una buona base di conoscenza teorica nella disciplina del Project Management e del Business Process Reengineering, ove sia possibile ridefinire un sistema di gestione dei progetti a livello singolo e di aggregato e sviluppare, presso il personale coinvolto, le competenze necessarie a sostenere ed a migliorare il sistema nel contesto organizzativo nell’ambito di una grande impresa o di una PMI. Il PMO dipende dal contesto in cui opera, dalla collocazione organizzativa, dalla missione e dalle funzioni affidategli e poi dal livello di maturità nel Project Management raggiunto dall’azienda. Le denominazioni sono diverse sulla base del ruolo e delle funzioni predominanti. Tra le quali troviamo: project office, project support office, project management office, project management group, directorate of project management, ecc.
Il PMO è un’unità organizzativa che consente di centralizzare e coordinare la gestione dei Progetti. Il PMO è considerato il facilitatotre per supportare le iniziative di project management in maniera centralizzata e per migliorare le probabilità di successo dei progetti. Quanto descritto viene da tempo praticato dalla SI-IES Srl.
I tre livelli del PMO: al primo il PMO fornisce supporto e monitoraggio di un singolo progetto, al secondo livello il PMO fornisce supporto a specifici progetti a livello bidirezionale e di Business Unit. Al terzo livello troviamo quello strategico.