Prosegue in questo numero la pubblicazione dello studio, con la seconda delle tre parti in cui è stato suddiviso. La prima parte è stata pubblicata nello scorso numero (n.24) di Sentieri Digitali.
3.1. Riferimenti normativi e modalità di esecuzione dei servizi.
[segue]
b) Servizio di assistenza per l’utilizzo degli impianti di fonia.
Il servizio di assistenza all’udienza per l’utilizzo degli apparati di fonoregistrazione e degli impianti microfonici e, dove presenti, di videoregistrazione consiste nell’utilizzo, sotto la direzione dell’ausiliario del Giudice, degli impianti microfonici e degli apparati di registrazione, per supportare il magistrato nelle necessità operative e per garantire il miglior utilizzo degli apparati e degli impianti presenti.
Tra i vari compiti dell’assistente alla fonia, vi sono, a puro titolo esemplificativo, quelli di effettuare l’avvio e l’arresto della registrazione, la masterizzazione delle registrazioni su supporto magneto-ottico, la sistemazione ottimale dei microfoni, la ricerca di parti già registrate che il magistrato richiede di riascoltare durante il procedimento, la marcatura di alcuni punti del processo per una più facile successiva ricerca degli stessi, ecc.
Al termine dell’udienza, i files audio creati vengono archiviati su CD o DVD non riscrivibili (ma possono essere utilizzati anche altri tipi di supporti in grado di riprodurre files multimediali). Una copia della registrazione di regola viene conservata in cancelleria e un’altra viene resa disponibile per gli operatori del medesimo fornitore, incaricati di eseguire il servizio di trascrizione degli atti processuali, come già visto al punto a) precedente.
Il servizio di assistenza per l’utilizzo degli impianti di fonia deve essere garantito per tutte le udienze per cui viene richiesto, anche a prescindere dalla richiesta o meno di trascrizione.
3.2. I servizi informatici correlati.
L’intero pacchetto di servizi è supportato e controllato da un sistema informativo di Portale – che nell’amministrazione giudiziaria è gestito da fornitore esterno diverso da quello che eroga i servizi di trascrizione -, le cui funzioni principali sono quelle di archiviare e rendere accessibili per la consultazione i dati archiviati ed i documenti acquisiti in formato informatico digitale, prodotti dai trascrittori e stenotipisti, oltrechè di controllare i livelli di servizio (S.L.A.) di tutti i servizi tracciati e per i quali viene effettuato lo storage della documentazione.
Sostanzialmente tutti gli stenotipisti ed i trascrittori sono profilati per l’accesso al Portale ed hanno il compito di effettuare il data entry di tutti i calendari delle udienze penali con indicazione dei dati dei procedimenti per i quali vengono richiesti i servizi di assistenza e registrazione/trascrizione, sulla base dei dati ed informazioni che vengono comunicate dagli uffici giudiziari.
Dopo aver effettuato la fonoregistrazione in aula e successiva trascrizione, stenotipisti e trascrittori provvedono alla acquisizione a Portale dei documenti trascritti, opportunamente scannerizzati e tradotti in file sottoscritti in formato digitale; viene fatta salva la modalità di acquisizione automatica (senza necessità di scannerizzazione) solo dei verbali trascritti con sistema A.S.R., nelle sedi in cui è stata avviata tale sperimentazione
Attualmente nell’amministrazione giudiziaria, la disponibilità e la gestione del funzionamento dei servizi di Portale viene assicurata da contratto unico nazionale, separato da quelli per la fornitura dei servizi di fonoregistrazione, stenotipia e trascrizione, che sono suddivisi in lotti territoriali.
Tutti gli uffici giudiziari (sia giudicanti che requirenti) sono profilati per l’accesso al sistema di Portale, in maniera tale da poter scaricare e, all’occorrenza, stampare i verbali trascritti relativi ai procedimenti iscritti nei propri registri penali.
Non solo, più di recente (2012) a seguito di apposita implementazione realizzata dal gestore del sistema di Portale, su autorizzazione della Direzione Generale per i Sistemi informativi Automatizzati del Ministero della Giustizia, è stato consentito l’accesso ai verbali trascritti anche ai Consigli dell’Ordine Avvocati, tramite un proprio P.d.a. realizzato presso le sedi dei medesimi Consigli dell’Ordine, il quale comunica con il sistema di portale mediante W.S. (web service). La nuova implementazione è stata avviata in via sperimentale nei primi mesi del 2012 presso la sede degli Uffici giudiziari di Palermo ed in seguito, dopo il collaudo, esportata presso le altre sedi giudiziarie che ne hanno fatto richiesta, su iniziativa dei Consigli dell’Ordine in sede locale (Nota 3).
Non è tuttavia sistematizzata a livello nazionale la disponibilità di strumenti informatici che consenta ai difensori delle parti nel processo penale di accedere alla banca dati unica, con modalità uniformi; difatti nelle sedi in cui il servizio è stato attivato, sono intervenute società private (ad es. Lextel) che già funzionano quali “provider” di servizi di sportello telematico per l’accesso a svariate banche dati di cui devono fruire gli avvocati per necessità della loro professione (ad es. C.C.I.A.A., P.R.A, Postecert, ecc.) e quindi sono in grado di autenticare i loro clienti per l’accesso anche al sistema di Portale posto a supporto dei servizi di trascrizione.
Presumibilmente un sistema unico potrà essere integrato nell’ambito delle iniziative del Processo penale telematico, ancora di là da venire, ma al momento lo scenario organizzativo è piuttosto variegato in quanto caratterizzato da livelli di accesso differenziati a favore di diverse tipologie di utenti, che possono avere esigenze, in taluni casi, persino antagoniste fra loro.
Se si volesse tentare una ricostruzione grafica dell’intero scenario organizzativo tecnologico, con l’indicazione dei diversi livelli di utenze, si potrebbe utilizzare lo schema allegato (vedi All. A).
3.3. Il servizio di manutenzione ordinaria e straordinaria degli apparati d’aula.
E’ necessario, infine, al funzionamento dell’intero sistema anche il servizio di manutenzione delle attrezzature tecniche di supporto alla fonoregistrazione, che in base alle attuali regole organizzative e contrattuali viene erogato da fornitori diversi da quelli che provvedono alla trascrizione degli atti, stenotipia e assistenza alla fonia, nonché diversi dal gestore del sistema di Portale.
A seguito delle innovazioni che potranno o dovranno essere introdotte in sede di nuovo affidamento del complesso di forniture, il bouquet di servizi sarà presumibilmente integrato dalla manutenzione ordinaria e straordinaria degli apparati di audio-amplificazione d’aula, così evitando all’amministrazione di dover fare ricorso ad un separato contratto ed alle prestazioni di fornitore diverso da quello che eroga invece i servizi base fondamentali. La ragione di tale nuova rimodulazione delle prestazioni, consiste nella necessità di rendere più puntuali e più adatti alle finalità d’uso gli interventi di riparazione e di adeguamento di microfoni, mixer, casse acustiche e quant’altro necessario al funzionamento del sistema di audio-amplificazione d’aula, rispetto alle effettive esigenze di erogazione dei servizi base sopra descritti.
3.4. Contesto di riferimento complessivo.
Il complesso di forniture, quindi, ha la particolarità di essere “multitasking”, cioè rivolto alla soddisfazione di fabbisogni disomogenei e alla erogazione di diverse tipologie di attività, che possono essere svolte secondo tempistiche differenziate, oppure possono coincidere a seconda delle necessità e possono essere svolte in luoghi diversi, sia presso la sede o le diverse sedi della S.A., ma anche presso la sede dello stesso fornitore, a seconda del tipo di attività. In tutti i casi vi deve essere sempre però una interazione permanente tra fornitore e utenti, oltrechè tra fornitori diversi.
Inoltre, tempi e modalità di svolgimento dei servizi sono governati, allo stesso tempo, dalle norme di legge che regolano l’esercizio della funzione giurisdizionale penale, dalla interazione delle parti processuali che influisce sulla durata delle udienze, oltrechè dalla autonomia del giudice che presiede l’udienza.
I servizi di documentazione degli atti processuali penali si estrinsecano in attività che non possono essere immagazzinate (servizi intangibili), fatta salva l’archiviazione e conservazione dell’out-put documentale finale consistente nei verbali trascritti (files multimediali e documenti cartacei), che vengono acquisiti in formato informatico da apposito sistema di Portale; sono caratterizzati, inoltre, da una domanda di servizio che non si genera ad un tasso stabile continuo, pur essendo il servizio ripetitivo, cioè consistente nella ripetizione nel tempo dei medesimi atti di esecuzione, nel periodo di durata del contratto. La produzione ed il consumo avvengono in più luoghi dispersi sul territorio nazionale – ciascun luogo ha le sue specificità – ed uno dei segmenti finali del servizio stesso (out-put consistente nella trascrizione integrale del verbale) avviene presso la sede del fornitore, anziché al “domicilio” o in presenza dell’utente, al quale viene consegnato soltanto il prodotto finale entro termini definiti dal codice di procedura penale, ovvero dal contratto di fornitura.
La produzione è ad alto tasso di personalità, poiché ciascun giudice è autonomo nel decidere se, come e quando ha necessità di usufruire delle diverse tipologie di servizi offerti.
Quindi si tratta di un contesto particolarmente complesso e soprattutto di uno scenario in cui è vero che i presupposti oggettivi e misurabili del fabbisogno sono per lo più poco prevedibili, se non addirittura del tutto imprevedibili (ad es. processi per direttissima con giudizio immediato); ma non è altrettanto vero che non esistano indicatori e regole organizzative a cui fare riferimento per poter programmare il fabbisogno con un sufficiente grado di approssimazione, utile a quantificare le risorse finanziarie da stanziare.
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(Nota 3) Presso il Consiglio dell’Ordine Avvocati di Roma il servizio è stato attivato a decorrere dal mese di luglio 2013 – (v. comunicato sul sito www.unitademocraticagiudicidipace.it ); per autenticarsi al servizio è necessario accedere al sito www.accessogiustizia.it tramite dispositivo di firma digitale e selezionare il modulo Area Penale per poter poi accedere alle diverse funzionalità che rendono possibile la visualizzazione ed estrazione di copia dei verbali in formato PDF, da parte degli avvocati autorizzati (difensori delle parti nei processi per i quali è stata richiesta la fonoregistrazione con trascrizione), previo pagamento dei diritti di copia nei casi previsti; i dati dell’avvenuto pagamento sono trasferiti ed acquisti al sistema di Portale dal W.S., in maniera tale da poter sempre identificare l’avvocato autorizzato alla estrazione del verbale altrimenti non consentita.
